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        行政檔案管理創新思路

        2022-10-24 15:59:58 來源: 公務員之家

        摘要:行政檔案管理對單位發展有著重要影響,主要是對行政管理的工作情況進行詳細記錄,幫助相關人員對行政管理進行監督,及時處理行政管理中存在的問題,優化行政管理的內容及方法,使行政管理能夠服務于單位的長久發展。因此,本文以行政檔案的定義及內容為切入點,對行政檔案管理創新的意義及現狀存在的問題進行分析,并探究行政檔案管理的創新思路,期望能為相關人員提供一些可靠的參考依據。

        關鍵詞:行政檔案;檔案管理;意義;問題;創新思路

        近年來,隨著我國社會快速發展,企事業單位的工作任務越加繁重,對行政管理提出更加嚴格的要求,需要進一步提高行政管理水平,保證行政管理的有效性。而行政檔案管理能夠將行政管理的整體情況反映出來,指導工作人員做好行政管理,對行政管理進行不斷優化,促進行政管理的科學發展。通過深入分析行政檔案管理創新的意義及存在的問題,探究行政檔案管理的創新思路,有利于提出一些可靠的參考依據,促進行政檔案管理水平的提升。由此可見,本文圍繞“行政檔案管理創新思路”展開分析,研究價值意義顯著。


        (資料圖片僅供參考)

        一、行政檔案的定義及內容概述

        行政檔案,指的是各級國家行政機關根據法律規定的職權,基于行政領導與管理工作過程當中形成的具備價值的歷史記錄。從行政檔案的內容層面分析,具體如下:1.以憲法與法律規定的行政措施,進而制定的行政法規,還包括的決定與命令等。2.編制與執行的國民經濟、社會發展計劃、國家預算、統計材料等。3.在領導與管理經濟工作過程中,在城鄉建設過程中,涉及的各類文件材料,包括教育材料、科學材料、文化材料、衛生材料、司法行政材料、監察材料等。4.在行政機構設置、劃分過程中形成的文件材料,還涉及邊界糾紛解決、土地征用等相關文件材料。5.國家行政機構編制材料,機關行政人員培訓、考核、任免等文件材料。行政檔案內容較多,通過行政檔案可將國家行政機關的歷史面貌反映出來,有助于機關工作效率及質量的提升。由此可見,明確行政檔案定義及內容,做好行政檔案管理工作至關重要。

        二、行政檔案管理創新的意義分析

        行政檔案管理是一項系統化的工作,對行政檔案管理創新具備多方面的意義,具體如下:1.提高行政檔案的利用率在傳統的行政檔案管理工作中,檔案管理人員所采用的管理手段比較單一,無法保證行政檔案的有效利用,使得單位發展受到影響。但在行政檔案管理中應用信息技術手段,可進一步提高工作效率,發揮行政檔案的使用價值,降低行政檔案管理產生的人力成本。雖然有些檔案管理人員開始采用信息化手段進行檔案管理,但在行政檔案信息化管理方面依然存在諸多問題,無法發揮行政檔案信息化管理的優勢,且容易帶來一些新的問題,無法保證行政檔案管理的工作質量。通過對行政檔案管理創新,有利于促進行政檔案管理的信息化及現代化發展,使行政檔案的利用率得以提升。2.提升行政管理的公開化及透明化在行政檔案管理中應用現代信息技術,可以對行政管理的公開化及透明化進行提升,使其能夠適應單位的不斷發展。具體來講,可以將計算機網絡技術與行政檔案管理相結合,利用網站將行政部門的人員信息、工作計劃、獎懲情況等信息展示出來,可增加對行政部門的整體情況的了解,做好相應的監督管理,實現行政管理的公開化及透明化。3.提高行政檔案管理的工作效率在行政檔案管理中,可充分發揮信息化技術手段的價值,對行政檔案進行分類管理,進一步提高行政檔案管理的工作效率,降低行政檔案管理的人力成本,且行政檔案管理的規范性及系統性顯著提升。同時,將現代化的技術手段應用到行政檔案管理中,改變傳統的檔案管理方式,提升對行政檔案信息的準確性,對行政檔案進行保護,杜絕出現檔案丟失、檔案損毀等情況。

        三、行政檔案管理工作現狀存在的問題分析

        雖然行政檔案管理工作創新的意義較多,但是從現狀來看,行政檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題。具體問題如下:1.對行政檔案信息化缺乏重視性大部分單位將工作重心放在自身的經營發展上,對行政檔案管理的重視性不足,未能認識到信息化在行政檔案管理中的價值,在行政檔案管理信息化建設方面的投入不足,使得行政檔案管理信息化建設的阻力較大,無法發揮行政檔案信息化管理的作用。由于行政檔案管理信息化建設的投入不足,容易出現人員數量不足、設備設施不全等問題,嚴重影響到行政檔案管理的工作效率,且難以保證行政檔案的安全性,使得行政檔案管理中存在諸多隱患。2.檔案資料多,管理難度大根據以往行政檔案管理工作情況來看,主要是對行政工作的整個過程進行詳細記錄,且行政檔案的時間跨度較大,想要對行政檔案管理進行創新,則需要對檔案進行重新核查。在傳統的行政檔案管理中,普遍都是采用紙質化的檔案管理模式,但在行政檔案管理朝著信息化的方向不斷發展的情況下,檔案能夠以電子化的形式存儲于計算機系統,可以降低紙質檔案的存儲成本,對檔案管理程序進行簡化,有效提高行政檔案管理的工作效率。但行政檔案管理的信息化發展存在經驗不足,使得行政檔案管理信息化建設面臨著較大挑戰,所面對的工作任務較多,整個過程存在人力和資金消耗較大的情況,而行政部門缺乏足夠的精力和時間完成這一工作。在行政檔案管理創新中,工作人員不熟悉新的檔案管理手段,容易出現檔案錄取錯誤、管理混亂等情況,不利于行政檔案管理的有效進行。由于受到傳統管理模式的影響,檔案管理人員的習慣及觀念已經固化,使得行政檔案管理創新面臨著較大阻力。3.人員因素,制約檔案管理創新發展在我國市場經濟迅速發展的背景下,功利主義對單位發展產生極大的影響,使得單位為降低自身的風險,獲取更高的經濟效益,不愿增加在行政檔案管理創新上的投入,無法保證行政檔案管理的創新效率。比如,在創新行政檔案管理時,必須對檔案管理制度創新,那么,行政部門的人員則需要采用新的工作方式,有些人員的適應能力較弱,導致整個隊伍的士氣受到影響,容易發生惰性工作的狀況。在行政檔案管理中應用信息化技術,對設備設施的需求較大,這一過程資金耗費較多,且單位申請資金的手續比較煩瑣,使得行政檔案管理的創新面臨著較大阻力。同時,單位的領導盲目追求行政檔案管理創新,未能做好相應的風險評估,使得行政檔案受到損壞,無法保證檔案的完整性,給檔案查閱與利用帶來更多隱患。4.行政檔案管理創新局限于工具層面在行政檔案管理創新中,需要將轉變檔案管理人員的思維方式作為創新重點,有效提高行政檔案管理水平。然而就實際情況來看,行政檔案管理創新局限在工具創新,簡單地將紙質檔案轉化為電子檔案,在電子檔案的錄入及監管方面存在制度不完善的情況,使得電子檔案的查閱存在較大困難,且電子檔案被外傳的風險較大。雖然行政檔案管理創新能夠促進單位發展,但也要認識到行政檔案管理創新帶來的挑戰,要求檔案管理人員具備良好的風險意識,對新檔案管理方法可能帶來的問題有效預測,采取具有針對性的措施進行處理。由于檔案管理人員的思想轉變不受重視,使得行政檔案管理系統中的漏洞較多,比如黑客攻擊、病毒入侵等問題造成的檔案泄漏及檔案損毀。

        四、行政檔案管理的創新思路措施分析

        為解決行政檔案管理工作存在的問題,則需要明確創新思路,落實有效措施。結合實踐工作經驗,具體創新思路措施如下:1.提高對行政檔案信息化管理的認識在信息化時代,利用信息技術手段完成檔案工作,已成為行政檔案管理發展的必然趨勢,要求管理層提高對行政檔案信息化管理的重視,充分了解行政檔案信息化管理的優勢及特點,轉變傳統的檔案管理理念,學習行政檔案信息化管理的相關程序、法律法規、流程和技術,樹立信息化的管理理念,從而促進行政檔案管理的信息化及現代化發展??梢越M織員工對行政檔案信息化管理討論,探索行政檔案管理信息化建設的途徑,明確行政檔案管理信息化建設的目標,確定行政檔案管理信息化建設的思路及方法,使檔案人員能夠對行政檔案信息化管理產生全面的認識。2.加強制度建設,為行政檔案管理創新提供保障目前,行政檔案管理工作受到高度重視,想要保證這一工作的順利進行,必須提高領導干部對檔案管理的重視程度,以傳統工作為基礎創新,不斷完善行政檔案管理制度,發揮制度具有的作用,促進各項工作的順利進行。在行政檔案管理創新發展中,充分利用創新轉變流程,對檔案管理人員指導,使其能夠參與新檔案管理,掌握新的檔案管理方法。有些員工無法適應行政檔案管理的發展,或是工作任務較多,很容易出現管理錯誤,這就必須為檔案管理人員提供一定的過渡時間,使其能夠逐步熟悉新的檔案管理模式,按照新的方式完成行政檔案管理,避免在行政檔案管理創新中出現不必要的風險。同時,應提高制度的執行力度,保證檔案管理人員按照要求開展工作,對員工查閱檔案等行為進行規范,檔案使用人員的基本信息,杜絕重要檔案外借或拷貝。此外,應制定合理的獎懲制度,按照制度要求對違規人員處罰,使行政檔案管理的有效性得以提升。3.加強人員培訓,提高人員素質在行政檔案管理創新中,應考慮檔案管理人員的綜合素質產生的影響,對檔案管理人員培訓,不斷提高檔案管理人員綜合素質,有利于促進行政檔案管理朝著更好的方向不斷發展。需要做好行政檔案管理的宣傳工作,對檔案管理人員定期培訓,將新的專業知識及管理技能傳授給檔案管理人員,將現代化的管理手段應用到行政檔案管理中,切實提高行政檔案管理的工作水平。同時,需要檔案管理隊伍建設,對行政檔案管理的工作情況進行檢查,結合工作情況對檔案管理工作方法完善,做好相應的考核工作,促進行政檔案管理的標準化及規范化發展。此外,需要培養行政檔案管理人員的工作意識,能保持正確的工作態度,做好行政檔案的維護及監督,及時指出行政檔案管理中的問題,以此保證管理人員能夠嚴格履行職責,維護單位的利益。4.更新管理設備設施,滿足檔案管理物質需求在行政檔案管理工作中,需要充分考慮行政檔案的安全性,容易出現行政檔案損壞的情況,應采用合理的手段對行政檔案進行保護,提升行政檔案的安全性。從紙質檔案管理方面講,需要將檔案存放在環境適宜的檔案室,做好檔案室內的防潮、防蟲、防火、防盜等工作,降低環境因素及外部因素對檔案安全的影響,保證檔案的完整性及真實性。從電子檔案的管理方面講,需要充分利用病毒查殺技術、備份技術、數據加密技術及其他技術,對電子檔案進行保護,避免出現檔案丟失、檔案泄漏、檔案被篡改等情況,從而保證檔案的完整性及真實性。同時,需要增加檔案管理的資金投入,根據工作需要對軟硬件設備設施進行完善,確保軟硬件設備設施的數量及性能符合需求,從而促進行政檔案管理工作的順利開展。5.加強行政檔案管理信息化建設為適應時展的要求,發揮信息化在行政檔案管理中的作用,需要強化行政檔案管理信息化建設,提高行政檔案管理的信息化水平。在行政檔案管理中,可以采用條形碼、掃描儀等進行行政檔案管理,尤其是云計算技術在行政檔案管理中的使用效果較好,可利用云計算技術將行政檔案服務站及存儲站連接起來,使其成為一個可供檔案查閱及分享的“檔案云”,提高行政檔案的使用效率。就目前行政檔案管理情況來看,數字化檔案管理模式被廣泛應用到檔案工作中,有些單位在基礎設施建設方面存在不足,借助云計算能夠降低硬件方面的要求,使行政檔案管理的成本投入得以降低。通過發揮云計算技術的優勢,可以為檔案存儲、查閱提供更多便利,且能夠突破時空限制,將檔案資源分享出去,解決紙質檔案在這方面的不足。同時,可根據用戶對行政檔案的需要,開展具有針對性的檔案服務,提高用戶的滿意度。就行政檔案安全而言,利用云計算技術對檔案資源進行統一存儲,構建出可供檔案查閱及分享的檔案云,那么在某個用戶終端數據出現受損情況后,可利用其他設備設施的原始檔案資源實行數據恢復,使行政檔案的安全性得到保障。

        五、結語

        綜上所述,為促進行政檔案管理的有效進行,需要提高對行政檔案管理創新的重視,了解行政檔案管理創新的必要性,分析行政檔案管理創新中存在的問題,采取科學合理的方法對行政檔案管理創新,發揮行政檔案管理對單位發展的促進作用。具體來講,在行政檔案管理創新中,應做到提高對行政檔案信息化管理的認識,加強制度建設為行政檔案管理創新提供保障,加強人員培訓來提高人員素質,更新管理設備設施以滿足檔案管理的需求,加強行政檔案管理信息化建設,從而提高行政檔案管理工作水平,能夠更好地服務于單位發展。

        參考文獻:

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        [10]劉思宇.行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路[J].辦公室業務,2018

        作者:樊紀芹

        編輯:Edt_69

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